Reforma Tributária: 2026 marca a corrida final das empresas pela digitalização fiscal

Iniciando este ano, a Reforma Tributária inaugura uma mudança estrutural que vai muito além da criação de novos impostos, redefinindo como as empresas operam, se organizam e se comunicam internamente. Em um modelo em que a informação fiscal passa a ser o centro da apuração do governo, nada funciona se os processos não forem reestruturados dentro de uma organização.

A partir do ano que vem, a transição para o novo sistema será iniciada, o que inclui a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) em 2027 e o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) entre 2028 e 2032, culminando na substituição completa dos tributos atuais. É um caminho que exige tempo, recursos e pessoas preparadas. O desafio não é apenas entender a lei, mas reorganizar a empresa de ponta a ponta. Por isso, antes de se preocupar com dúvidas ou hipóteses, o foco deve estar no que já é claro: qualidade da informação, integração entre áreas e maturidade dos processos fiscais.

O impacto é transversal. O fiscal não se isola mais, ele conversa com o jurídico, que conversa com o tributário, que depende de suprimentos e comercial. Todas as áreas impactam a emissão da nota fiscal, que agora se torna um ponto de risco máximo: errar na emissão e recebimento das notas fiscais é fatal. Por isso, é preciso organizar a informação dentro de cada departamento da empresa. Se torna necessário entender como a informação entra, como circula e como se transforma até gerar a nota fiscal.

Nesse contexto, a relação B2B (Business-to-Business) ganha novos contornos. Empresas terão de fiscalizar também seus fornecedores, garantindo dados consistentes de ponta a ponta. A qualidade do cadastro de clientes, fornecedores, produtos e mercadorias passa a afetar diretamente o fluxo de caixa, especialmente com o split payment, ou seja, processo que divide o valor de uma transação comercial de forma que a parcela do imposto seja separada e direcionada diretamente ao governo, enquanto o restante é transferido ao fornecedor ou prestador de serviço, o que indica que as companhias precisarão se preparar para operar em um cenário diferente e, ao mesmo tempo, manter os sistemas atuais até o final das adaptações, ampliando ainda mais a complexidade.

E se a Reforma exige um novo desenho organizacional, é a tecnologia que sustenta essa transformação. O setor de TI e o fiscal passam a falar a mesma língua. TI precisa entender contabilidade para construir sistemas aderentes, e o fiscal precisa entender tecnologia para usar essas soluções de forma preventiva. Nesse momento, ferramentas de cálculo externo, validação automática, revisão de crédito e acompanhamento operacional se tornam essenciais para reduzir erros involuntários, que sempre foram mais consequência da complexidade do sistema do que de desobediência fiscal.

Tecnologia deixou de ser a etapa final para se tornar parte central da estratégia. É ela que sustenta o treinamento das equipes, acelera a maturidade operacional, padroniza processos e elimina retrabalho. Ter o melhor sistema não resolve se os processos não estiverem definidos, assim como processos bem estruturados perdem eficiência quando a operação ainda depende de planilhas ou fluxos manuais, que geram lentidão e aumentam o risco de erros. Hoje, nenhuma área contábil ou fiscal funciona sem tecnologia, mesmo que parte das rotinas ainda envolva documentação tradicional. Além disso, dentro do contexto da Reforma, muitas mudanças estão por vir, e as tecnologias auxiliarão a atender essas demandas com agilidade. Por isso, é importante contar com parceiros que disponibilizam conhecimento tecnológico associado ao conhecimento do processo fiscal.

A Reforma é um desafio que não admite o improviso. Empresas que não se prepararem terão de recorrer a paliativos, ampliando a exposição ao erro. Ela vira a organização interna de cabeça para baixo e elimina qualquer possibilidade de planejamento que não inclua tecnologia desde o início. Nesse novo cenário, o profissional fiscal deixa de atuar de forma operacional e assume um papel de análise crítica, o verdadeiro human in the loop, responsável por vigiar processos, interpretar dados e garantir que a empresa opere com segurança.

A vantagem competitiva até 2032 estará com quem tratar a informação como ativo estratégico, integrar áreas, preparar pessoas e usar tecnologia para dar velocidade, confiabilidade e visão preventiva à operação. A Reforma é inevitável. O uso de uma estratégia tecnológica e digital para estruturar processos também.

*Leandro Risseto e Fabiano Brunholi são, respectivamente, gerente de produtos fiscais e consultor de pré-vendas fiscal da SONDA do Brasil, líder regional em serviços de Transformação Digital.